Quando si parla di planning e di budgeting si fa riferimento ai processi attraverso i quali si pianificano le attività di un’azienda, di un dipartimento, di un’area funzionale, stabilendo gli obiettivi da raggiungere, i KPI di riferimento e traducendo il tutto in un piano formale.
Come è facile intuire, si tratta di un’attività strategica, attraverso la quale si definisce il futuro dell’azienda e richiede la partecipazione di più linee funzionali, spesso ciascuna con i propri obiettivi, con i propri dati storici: dalla direzione vendite all’ufficio acquisti, dalle risorse umane alla direzione marketing.
È un processo che non può essere ridotto a una mera sequenza di numeri, ma che richiede una visione a più ampio spettro e uno sforzo di armonizzazione non sempre facile, ad esempio sulle risorse umane disponibili (sono sufficienti a raggiungere il risultato?), sulle competenze, sulle interrelazioni tra le diverse funzioni.
È, soprattutto, un processo in costante divenire, che richiede a chi vi partecipa costanti aggiornamenti, per monitorare la situazione ed avere la certezza di essere effettivamente in linea con gli obiettivi fissati.
Si tratta, va aggiunto, di una attività data intensive, che richiede una particolare attenzione a due aspetti spesso sottostimati: la data quality e la coerenza dei dati.
Cosa è la data quality e perché è importante
Con data quality si intende la pertinenza del dato rispetto allo scopo e al contesto e dipende da fattori quali accuratezza, completezza, affidabilità, rilevanza rispetto allo scopo, aggiornamento.
Lavorare su dati di scarsa qualità è spesso alla base di errori di valutazione che non possono che impattare negativamente in un processo di planning e budgeting.
Analogamente, tanto più è vero che si tratta di un processo che coinvolge più funzioni e più persone, è indispensabile che tutti lavorino sugli stessi data-set e negli stessi formati.
La mancanza di coerenza nelle basi dati introduce inutili elementi di complessità, che rischiano di distogliere l’attenzione dall’obiettivo ultimo del processo.
In sintesi estrema, stiamo parlando di un processo complesso, ancora ben lontano dall’ottimizzazione.
Un’indagine PWC dal titolo “Financial planning: Realizing the value of budgeting and forecasting”, mette in luce una serie di criticità da non sottovalutare:
- ancora oggi le fasi di raccolta e validazione dei dati coprono l’80 per cento del tempo allocato per l’attività di planning;
- prima di arrivare alla finalizzazione del documento di pianificazione sono necessari continui momenti di revisione;
- il consolidamento dei dati è spesso ancora condotto in modalità manuale;
- c’è scarsa attenzione alla qualità dei dati, molto ancora si basa sull’utilizzo di spreadsheet; non sempre sono chiari ruoli e responsabilità nel processo stesso.
Strumenti per il planning: Excel vince ancora
Ma quali sono gli strumenti tecnologici a supporto delle attività di planning e budgeting?
Secondo un’indagine condotta da BI-Survey, la maggioranza delle aziende utilizza, a supporto delle proprie attività di budgeting e di planning, più di uno strumento.
E se la buona notizia sembrerebbe essere la grande maggioranza di realtà che hanno comunque adottato una soluzione software specifica, che e quanto la situazione sia in realtà rischiosa lo dimostra quel 77% per cento di rispondenti che continua ad affidarsi ad Excel.
Se da un lato si riconosce l’utilità di soluzioni dedicate, complete di funzionalità in grado di introdurre efficienza in un workflow che abbiamo visto essere ancora fortemente legato a processi manuali, dall’altro si continua a utilizzare Excel, considerato strumento semplice e immediato. Una coperta di Linus, una comfort zone dalla quale gli utenti non intendono uscire.
In effetti, a prima vista, ci sono almeno cinque caratteristiche di Excel che giustificano questa “affezione”: la flessibilità, in primo luogo, la facilità d’uso, il livello di adozione all’interno delle organizzazioni, il corredo di formule e funzioni, la disponibilità di strumenti di veloce modellizzazione.
C’è però il rovescio della medaglia.
Ad esempio, il fatto che si rischia di dedicare più tempo alla verifica delle formule e della consistenza dei dati rispetto all’analisi dei risultati.
Ad esempio, il fatto che siano necessarie lunghe riunioni di assessment per stabilire chi davvero disponga dei dati giusti.
Ad esempio, il fatto che la libertà che Excel concede ai suoi utenti si traduca in realtà nella libertà di sbagliare.
Ad esempio, la scarsa sicurezza dei dati, se risiedono su un pc che può essere perso, rubato o in qualche modo compromesso.
Il fatto che in Europa esista da vent’anni un consorzio, EuSpRIG (European Spreadsheet Risk Interest Group) di cui fanno parte accademici, ricercatori e professionisti che lavorano sulla mitigazione dei rischi legati agli errori che popolano i fogli di calcolo utilizzati all’interno delle organizzazioni proprio in attività di budgeting e reporting, la dice lunga su quanto il tema sia rilevante.
La visione di Techedge
È questa una tematica della quale si è occupata e si occupa Techedge, Var e System Integrator con una importante presenza internazionale, con un obiettivo ambizioso: usare Excel, superando i limiti e i problemi di Excel.
“Qualunque sia il tipo di attività, che si tratti di budgeting commerciale o di una attività di budgeting per le risorse umane, il tema della coerenza dei dati è cruciale”, spiega Guido Migliarino, Principal Consultant della società.
“Quando si parla di budgeting e planning, si parla di un workflow ed è dunque normale che più persone partecipino al progetto, e che il processo sia distribuito tra più stakeholder: CFO, HR, controller di gestione, LOB Manager. Ed è qui che serve efficienza”.
Per Techedge introdurre efficienza significa superare i problemi di Excel di cui abbiamo fatto cenno prima risolvendo le fonti stesse di inefficienza: versioning, manipolazioni dei dati, alterazione delle policy.
In altre parole, significa fare data quality.
La soluzione per Techedge si riassume in una parola: cloud.
“Se utilizziamo Excel come front end, ma manteniamo i dati su Azure su un database centralizzato che ha in carico la gestione dei modelli di calcolo, eliminiamo alla radice tutti i problemi di versioning, di aggiornamento, di integrazione, garantendo nel contempo il pieno controllo del workflow”.
Techedge Plan4U, dal cloud la garanzia della data quality
È sulla base di queste considerazioni che Techedge ha sviluppato Plan4U, soluzione basata su tre pillar: Excel, web add-in e Microsoft Azure. Plan4U dunque garantisce agli utenti i benefici della user experience di Excel, risolvendo tutti i problemi di consistenza, accuratezza e sicurezza.
Ha una curva di apprendimento molto bassa, così come basso è l’effort richiesto nelle fasi di installazione e manutenzione, ma è nel contempo estremamente flessibile, dal momento che beneficia di tutta l’elasticità e la scalabilità del cloud: può dunque sostenere l’apporto di un numero crescente di utenti.
Per Techedge questo significa poter indirizzare una tematica di grande attualità nelle aziende che stanno intraprendendo un percorso di digital transformation: quello della conoscenza condivisa e della cosiddetta “wisdom of crowd”, la saggezza dei molti.
“La bontà di una previsione – spiega ancora Techedge – dipende anche dal numero delle persone coinvolte e dal numero dei dati disponibili. Va riconosciuto, tuttavia, che un processo così capillare di raccolta dati rischia di non essere economicamente sostenibile. In Plan4U è integrato un motore di machine learning che elabora algoritmi di forecasting sulla base dei dati disponibili, che analizza i dati storici ed è in grado di sviluppare autonomamente proposte di budget non influenzate da pregiudizi e BIAS cognitivi. Utilizziamo dunque come benchmark l’intelligenza stessa della macchina”.
Come funziona Techedge Plan4U
Prima di partire con la vera e propria implementazione di Plan4U, viene effettuata una analisi dei processi esistenti basati su Excel, mentre Techedge supporta il cliente nella definizione dei modelli di dati e nella loro ottimizzazione. L’integrazione dei dati, sia quelli provenienti dai sistemi aziendali, sia quelli di ciascun utente, avviene in modalità automatica, senza necessità di interventi manuali, sulla base delle regole definite nella fase di assessment curata dalla stessa Techedge.
“Il risultato è una riduzione fino all’80 per cento del lavoro manuale, un miglioramento complessivo della qualità delle analisi, una maggiore sicurezza nell’intero processo. A questo si aggiungono altri benefici, come la possibilità di avere una visibilità in tempo reale su indicatori di performance chiave. E non è poco”.
